ضوابط إقامة الفعاليات والمؤتمرات
[ضوابط إقامة الفعاليات والمؤتمرات]
أماكن الحجز التي تشرف عليها إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات
أولاً: مبنى [26] ويشمل:
- المسرح الرئيسي للمدينة الجامعية بطاقة استيعابية (2064) كرسي.
- صالة الطعام السفلية بطاقة استيعابية (200) كرسي والعلوية بطاقة استيعابية ( 100) كرسي.
- قاعة مؤتمرات [1]بطاقة استيعابية (72 )كرسي.
- قاعة مؤتمرات[2] بطاقة استيعابية (70) كرسي.
ثانياً: مبنى [24] البهو الرئيسي للمدينة الجامعية.
- وهو مخصص لإقامة المعارض على مستوى المدينة الجامعية للطالبات حيثُ تبلغ مساحته 136م.
ثالثاً: مبنى [30] القاعات المشتركة التابعة لأقسام العلوم والدراسات الطبية بطاقة استيعابية (264 )كرسي.
رابعاً: الساحات الخارجية وهي مخصصة لإقامة الأنشطة المفتوحة في الهواء وتشمل الأماكن التالية:
- أمام كلية التربية.
- أمام كلية إدارة الأعمال.
- يمين ويسار المكتبة المركزية.
- يمين ويسار البهو الرئيسي مبنى 26من الجهة المقابلة للمكتبة المركزية.
خامساً: مبنى [21] مدرج [82]بطاقة استيعابية (143) كرسي.
[متطلبات إقامة فعالية]
- إرسال خطاب لحجز الفعالية لإدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات.
- إرفاق موافقة مدير الجامعة إذا لزم .
- أن يتضمن خطاب الحجز:
- توضيح مكان ,تاريخ ووقت الفعالية.
- تحدد الجهة المسؤولة منسقة للفعالية مع تزويدنا برقم الهاتف والبريد الإلكتروني للمتابعة والتنسيق.
- في حال الإحتياج لمُنظمات من إدارة العلاقات العامة والإعلام أو إذن تصوير أو موظفات أمن أو موظفات خدمات أو تجهيزات خاصة تكون متوفرة لدى إدارة العلاقات العامة والإعلام الرجاء توضيح ذلك بالتفصيل.
- في حال كانت الفعاليات التي تتضمن:
- دخول جهات خارجية مثل (مراكز – جمعيات – شركات).
- دخول ضيوف من خارج الجامعة.
- وجود متحدثين أو مشاركين من خارج الجامعة.
على الجهة تزويد إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات بموافقة معالي مدير الجامعة على المتحدثين والجهات قبل الفعالية بثلاثة أشهر.
- إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات غير مسؤولة عن توفير الضيافة ويتم توفيرها من قبل الجهة المقيمة للفعالية.
- عدم اعتماد أي حجز يتم إرساله في أقل من 6 أيام عمل رسمية قبل تاريخ الفعالية وذلك لنتمكن من اتخاذ الإجراءات اللازمة للفعالية.
- عند إلغاء الحجز يجب على الجهة المنظمة إرسال خطاب الإلغاء على إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات أو على نظام إدارة المهام آلية عمل نظام ديوان قبل يومين من تاريخ الفعالية كحد أقصى مع إيضاح سبب الإلغاء.
[التصاريح الخاصة بالفعاليات]
وتشمل التصاريح ما يلي:
- تصريح دخول و إخراج أجهزة أو مستلزمات.
- تصريح دخول جهات خارجية.
- لا يتم اعتماد تصاريح أي فعالية في الأماكن التابعة لإدارة العلاقات العامة والإعلام إلا بتوقيع و ختم الجهة القائمة بالفعالية.
- إرفاق التصاريح المطلوبة لإقامة الفعالية قبل إقامتها (بثلاثة أيام) مع ضرورة تعبئتها كاملة وتوقيعها وختمها.
- عند إرفاق تصريح دخول مستلزمات تتطلب إزالة بعد انتهاء الفعالية الرجاء إرفاق تصريح الإخراج معها.
- عند وجود مطبوعات مثل (بروشورات ـــ بوسترات ...) أو هدايا مثل (أكواب، أقلام ...) لابد من إرفاق عينه من ذلك قبل الفعالية بثلاثة أيام.
- ترفع التصاريح قبل الفعالية بثلاثة أيام عمل رسمية كحد أدني لإعطائهم فرصة في حال إعادة التصريح لتعديله.
[ضوابط استخدام الأماكن التي تشرف عليها إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات]
- منع استخدام صالة التشريفات في مبنى [26] إلا بعد موافقة إدارة العلاقات العامة والأعلام بالمدينة الجامعية للطالبات.
- لا يتم حجز المسرح الرئيسي إلا للفعاليات التي يكون حضورها يتجاوز (500 شخص)، كما يمنع حجز المسرح لعمل البروفات منعاً باتاً.
- يمنع إدخال أي أثاث أو ديكور للمسرح والالتزام باستخدام الموجود، وفي حال وجود مسرحية تستلزم ديكور خاص يتم الرفع بتقرير مفصل ليتم اعتماده من وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
- يمنع إدخال الضيافة داخل المسرح وقاعتي المؤتمرات(1) و(2)، حيث تم تخصيص مناطق للضيافة متمثلة بصالة الطعام السفلية والعلوية والصالة السداسية ويمنع التجول بالضيافة خارجها.
- يمنع دخول بالونات الهيليوم في جميع الأماكن التي تشرف عليها إدارة العلاقات العامة والإعلام.
- يمنع إلصاق ملصقات على جدران المسرح أو البوابات أو جدران المبنى.
- إزالة جميع مستلزمات الفعالية بعد الانتهاء منها.
- يمنع منعاً باتاً جمع أي تبرعات لأي جهة خيرية سواء بشكل مباشر أو عن طريق البيع.
- يمنع تخريب أرضية الجامعة بأي وسيلة كانت.
- يمنع تعليق الإعلانات بشكل عشوائي أو إلصاقها على الجدران وتستخدم الشاشات المتوفرة في جميع المباني للإعلانات عن طريق عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات.
- إذا كان الحجز قبل تاريخ الفعالية ب (3أشهر) يكون الرفع بالتصاريح قبل شهر من موعد الفعالية.
. في حال رغبتكم بعمل زيارة لمبنى [26] والتعرف على ملحقاته أرجو التواصل مع مكتب الإشراف في المبنى رقم [3] تحويلة (5150/56440/56615).
