آلية وضوابط الاستقبال والمراسم
[آلية وضوابط الاستقبال والمراسم]
(آلية استقبال الوفود)
- إرسال خطاب من الجهة التي تطلب الاستضافة إلى إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمدينة الجامعية للطالبات يتضمن:
- تحديد الهدف من الزيارة تاريخها ووقتها.
- تحديد عدد الضيوف وأسمائهم وجنسياتهم.
- رقم منسقة الوفد والبريد الإلكتروني للتواصل والتنسيق.
- اختيار مكان الاستقبال.
- توفير (سيرة ذاتية) للضيوف.
- التوضيح بخصوص الرغبة بعمل جولة للوفد في المدينة الجامعية على أن يتم تحديد المرافق المراد زيارتها.
- موافقة صاحب الصلاحية على استقبال الوفد.
- إرفاق نسخة من خطاب الوارد من الجهة الزائرة (إن وجد).
- إدارة العلاقات العامة والإعلام غير مسؤولة عن توفير الضيافة، ويتم توفيرها من قبل الجهة المستضيفة .
- يتم استخراج تصريح الدخول للوفد عن طريق إدارة العلاقات العامة والإعلام.
(ضوابط استقبال الوفود)
- في حال كان الضيوف من خارج الجامعة (يستلزم موافقة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات) وفي حال وجود متحدثين أو مشاركين من خارج الجامعة (تستلزم موافقة معالي مدير الجامعة).
- الإبلاغ بوجود زيارة يكون بمدة لا تقل عن 5 أيام لنتمكن من عمل اللازم.
- صالة التشريفات لا تفتح لاستقبال الضيوف إلا في حال وجود فعالية مصاحبة في المسرح الرئيسي أو البهو.
- تتحمل الجهة المستضيفة تنسيق وميزانية الضيافة إن وجد لاستقبال الوفد.
